POLITYKA PRYWATNOŚCI PLACEPY

 

Zgodnie z art. 13 oraz 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”),  przekazujemy Państwu w ramach tej polityki kilka informacji dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach ekosystemu Spółki Placepy.

Polityka Placepy określa zasady, zgodnie z którymi wszelkie dane osobowe, które zbieramy od Państwa, uzyskujemy od Państwa lub w inny sposób, będą przez przetwarzane przez Spółkę Placepy. Prosimy o dokładne zapoznanie się z poniższymi informacjami, aby zrozumieć jakie dane osobowe, w jakim celu, jak długo i na jakiej podstawie będziemy przetwarzać, a także aby dowiedzieć się prawa mają Państwo  w związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych.

1. Spółka Placepy: administrator danych osobowych

Placepy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Nowy Świat, nr 54/56, 00-363 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem KRS:0001110132, REGON 528868511, NIP 5253006082, o kapitale zakładowym 10 000,00 PLN), dalej: „Spółka Placepy” lub „Administrator”. jest administratorem Pani / Pana danych osobowych.

2. Podmioty danych

Administrator przetwarza dane osobowe następujących podmiotów:

1. osób korzystających ze strony internetowej Administratora (placepy.comdalej: „Strona Placepy”),
2. osób korzystających z aplikacji mobilnej Administratora dla klientów,
3. osób korzystających z aplikacji mobilnej Administratora dla przedsiębiorców,
4. kontrahentów i reprezentantów kontrahentów Administratora,
5. osób kontaktujących się z Administratorem,
6. pracowników, zleceniobiorców, wykonawców Administratora oraz kandydatów do pracy.

3. Kategorie danych

Przetwarzane przez Administratora dane osobowe obejmują:

1. dane osobowe kontrahentów oraz osób fizycznych reprezentujących kontrahentów Administratora: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcja, adresy służbowej poczty elektronicznej, firma, NIP;
2. dane osobowe osób korzystających z aplikacji Administratora („Aplikacja”):

1. Placepy Business:

1. dane użytkownika Placepy Business (partnera współpracującego z Administratorem („Partner”): imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane, które użytkownik Placepy Business udostępni Spółce Placepy na potrzeby wystawienia faktury VAT (NIP, REGON, dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej) dane pochodzące zkonta użytkownika w Google,czy innych serwisach (tj. Apple, Facebook (Meta), za pośrednictwem których użytkownik zaloguje się w Aplikacji, zdjęcie jeżeli użytkownik zamieści je w Aplikacji;
2. dane pracownika, współpracownika lub zleceniobiorcy Partnera: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane, które użytkownik Placepy Business udostępni Administratorowi na potrzeby rejestracji konta w Aplikacji, zdjęcie jeżeli użytkownik zamieści je w Aplikacji;

2. Placepy dla klientów („Placepy”):  

1. dane użytkownika Placepy: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa użytkownika (o ile zawiera dane osobowe), dane użytkownika udostępnione w Google czy innychserwisach (tj. Apple, Facebook (Meta), za pośrednictwem których użytkownik zaloguje się w Aplikacji) w zakresie niezbędnym do uruchomienia konta w Serwisie, zdjęcie jeżeli użytkownik zamieści je w Aplikacji;

3. dane osobowe osób korzystających ze Strony Placepy: adres IP urządzenia, imię, nazwisko, firma, adres e-mail oraz jakiekolwiek dane, jakie podmiot kontaktujący się z Administratorem zawrze w wiadomości do Administratora, dane osobowe pochodzące z wykorzystywanych przez Administratora marketingowych narzędzi dostarczanych przez podmioty trzecie tj. Google Analytics i udostępnione Administratorowi przed te podmioty;
4. dane osobowe osób kontaktujących się z Administratorem poprzez formularz kontaktowy na Stronie Placepy lub drogą mailową: imię i nazwisko, firmę, adres e-mail oraz jakiekolwiek dane, jakie podmiot kontaktujący się z Administratorem zawrze w wiadomości do Administratora;
5. dane osobowe osób, które zapisały się do newslettera Spółki Placepy (“Newsletter”) przy użyciu formularza na Stronie Placepy:: imię i nazwisko, adres e-mail;
6. dane osobowe kandydatów do pracy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail oraz jakiekolwiek dane zamieszczone przez kandydata w zgłoszeniu rekrutacyjnym, tj. np. zdjęcie;
7. jeżeli to niezbędne dla realizacji zapytania klienta: dane osobowe osób kontaktujących się telefonicznie z Administratorem: imię i nazwisko, nazwa klienta/NIP/firma, nr telefonu, adres e-mail;

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane w celach:

1. zawarcia i realizacji umowy o korzystanie z serwisu Administratora („Serwis”), aby umożliwić podmiotom danych korzystanie z usług Partnerów;
2. składania osobom zainteresowanym indywidualnych ofert;
3. wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych;
4. marketingowych (dotyczy indywidualnych czynności marketingowych Administratora (tj. Newsletter) jak i realizowanych w związku ze świadczeniem usług Partnerom) ;
5. realizacji promocji organizowanych przez Administratora;
6. prowadzenia rekrutacji;
7. kontaktu z osobami kierującymi zapytania lub wiadomości do Administratora za pomocą formularza kontaktowego lub drogą mailową albo w formie telefonicznej;
8. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z umową, o której mowa w pkt a. powyżej lub z przetwarzaniem danych osobowych;
9. tworzenie zestawień, analiz, statystyk na wewnętrzne potrzeby Administratora;
10. wdrażanie nowych lub rozwijanie rozwiązań/funkcjonalności Aplikacji i Serwisu;
11. bieżącej obsługi klientów.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych stanowią:

1. niezbędność przetwarzania danych osobowych do zawarcia i wykonania umowy, w tym umowy z klientami Spółki Placepy, a także niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w przypadku negocjowania i zawierania umów z klientami lub potencjalnymi klientami Administratora;
2. zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w przypadku wysłania formularzahttps://forms.gle/RnhsvPNxcVLBFhBm8, wcelu wysyłania informacji handlowych za pośrednictwem kanałów wskazanych w formularzu kontaktowym, a także w celu odpowiedzi na zapytanie wysłane przy użyciu formularza;
3. zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w przypadku zapisu do Newslettera, wcelu wysyłania informacji o działalności Administratora oraz handlowych za pośrednictwem wiadomości e-mail;;
4. zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj.– w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji;
5. obowiązek prawny na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w przypadku wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego i przechowywania ich w dokumentacji księgowej;
6. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości ustalenia i dochodzenia przez Administratora roszczeń oraz obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
7. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji i przeprowadzeniu programów promocyjnych organizowanych przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności instytucjom uprawnionym do kontroli działalności Spółki Placepy lub instytucjom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom świadczącym na rzecz Spółki Placepy usługi z zakresu outsourcingu procesów księgowych, audytorom, doradcom prawnym lub podatkowym oraz dostawcom usług IT.

Dostęp do danych osobowych mają tylko osoby, w przypadku których istnieje uzasadnienie takiego dostępu z uwagi na wykonywane zadania i świadczone usługi. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Placepy

Dane osobowe mogą być także udostępnione Partnerom. W przypadku korzystania przez podmiot danych z Placepy, w wykonaniu umowy o korzystanie z Placepy Administrator udostępni dane takiego podmiotu danych Partnerowi, w zakresie niezbędnym do przydzielenia podmiotowi danych gratyfikacji wynikających z umowy o świadczenie usług w Placepy.

Partner będzie wtedy przetwarzać dane osobowe podmiotu danych jako odrębny administrator w celu wykonania zawartej przez niego z podmiotem danych umowy i samodzielnie ponosić wszelką odpowiedzialność związaną z jej zawarciem. Podmiot danych będzie mógł także odrębnie udzielić Partnerowi zgód na przetwarzanie przez niego danych osobowych w celach wyznaczonych przez Partnera (w takim wypadku, realizując własne cele, np. marketingowe, Partner będzie mógł korzystać z narzędzi Administratora. Wtedy Spółka Placepy w imieniu takiego Partnera będzie kierować do podmiotu danych marketing, rekomendacje, informacje o promocjach.

6. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez:

8. okres realizacji umowy zawartej z klientem oraz po jej wygaśnięciu do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń; albo
9. okres wynikający z właściwych przepisów prawa; albo
10. okres obowiązywania programów promocyjnych Administratora; albo
11. w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych do momentu wycofania zgody; albo
12. okres trwania rekrutacji - w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesach rekrutacji prowadzonych w przyszłości dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy,

W przypadku zgłoszenia roszczenia przez daną osobę okres przechowywania i przetwarzania jej danych osobowych może ulec przedłużeniu, jeśli będzie to niezbędne dla rozpatrzenia roszczenia i ewentualnej obrony przed takim roszczeniem.

7. Zabezpieczenia

Administrator podejmuje odpowiednie działania techniczne i organizacyjne środki ostrożności w celu ochrony, przeciwdziałania naruszeniu, utracie, nadużyciu lub zmianie Państwa danych osobowych.

Państwa dane osobowe są dostępne tylko dla osób, które potrzebują ich do celów i zadań opisanych w niniejszej polityce prywatności (np. pracownicy działu kadr, administratorzy systemów informatycznych). Wszystkie te osoby są zobowiązane do traktowania danych osobowych w sposób poufny i wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych. Administrator wdrożył środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia autentyczności strony internetowej, integralności danych oraz poufności danych przekazywanych za pośrednictwem sieci wewnętrznej Administratora.

Administrator będzie przechowywać pozyskane dane osobowe, na bezpiecznych serwerach (chronionych hasłem i zaporą), przeciwdziałać naruszeniu utracie, nadużyciu lub zmianie danych osobowych użytkownika.

8. Zasady gromadzenia danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do: zawarcia i realizacji umowy z Administratorem, komunikacji z administratorem przy użyciu formularza, udziału w programach promocyjnych oraz udziału w procesie rekrutacyjnym.

9. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora pochodzą od:

1. kontrahentów Administratora,
2. osób korzystających ze Strony Placepy,
3. osób korzystających z Aplikacji;
4. osób kontaktujących się z Administratorem,
5. kandydatów do pracy,

są osoby, których dane dotyczą, lub kontrahenci Administratora.

Źródłem pochodzenia danych osobowych reprezentantów kontrahentów są kontrahenci Administratora.

10. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), w tym w związku z korzystaniem oprogramowania, którego serwery znajdują się poza EOG. W takich przypadkach Administrator przekazuje dane osobowe zgodnie z wymogami RODO, zawartymi m.in. w art. 46 RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych.

11. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z następujących praw:

6. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także otrzymania ich kopii,
7. prawa do sprostowania swoich danych osobowych,
8. prawa do usunięcia swoich danych osobowych,
9. prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
10. prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – konieczne jest wskazanie szczególnej sytuacji, która w Państwa ocenie uzasadnia zaprzestanie przetwarzania,
11. prawa do przenoszenia danych – jeżeli Administrator uzyskał dane osobowe na podstawie Państwa zgody lub umowy,
12. prawa do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu – o ile podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda,
13. prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora – organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Informujemy, że dokonujemy profilowania/grupowania (dalej: „Profilowanie”) klientów, aby świadczyć nasze usługi i kierować do nich reklamy, przypomnienia i rekomendacje oraz promocje. Profilowanie może być dokonywane na podstawie następujących danych: 1) aktywność na Stronie Placepy i w Serwisie, 2) geolokalizaji, 3) płci, 4) czasu ostatniej aktywności w Serwisie.

Można zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania Państwa danych osobowych kontaktując się z Administratorem w sposób określony w pkt 14 poniżej.

13. Informacje o lokalizacji

Informujemy, że korzystając z usług Placepy, Administrator zbiera informacje o Państwa lokalizacji. Dzięki temu, Administrator umożliwia korzystanie z funkcjonalności jego produktów,m.in. w celu wydawaniapieczątek oraz przyznawania nagród, na podstawie Państwa lokalizacji.

W zależności od używanych usług iwybranych przez Państwa ustawień, Placepy może korzystać z różnych typów informacji o lokalizacji, żeby zwiększyć przydatność niektórych usług i produktów, które obejmują m.in.:

• GPS i inne dane z czujników urządzenia
• Adres IP

Informacji o rzeczach w pobliżu urządzenia, na przykład punktów dostępu do sieci Wi-Fi, stacji bazowych sieci komórkowych i urządzeń z włączoną obsługą Bluetooth

Rodzaje zbieranych przez Administratora danych o lokalizacji i czas ich przechowywania zależą także od ustawień urządzenia i konta, na których korzystają Państwo z usług Placepy.

14. Kontakt z Administratorem

Kontakt z Administratorem mogą Państwo nawiązać poprzez:

1. wiadomość e-mail na adres: rodo@placepy.com;
2. wysyłając list na adres siedziby Administratora.

Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona o odpowiedź na kilka pytań, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.

15. Pliki cookies

Strony internetowe Administratora używają również plików cookies do śledzenia sposobu korzystania ze strony. Pliki cookies to małe pliki danych, które portal internetowy pozostawia na komputerze, tablecie lub smartfonie podczas wizyty na danej stronie. Za pomocą plików cookies witryna może „zapamiętywać” niektóre dane wejściowe i ustawienia (np. login, język, wielkość czcionki i inne preferencje) na pewien okres, a użytkownik nie musi ponownie wprowadzać tych parametrów podczas ponownej wizyty lub korzystania z portalu.

Cookies „serwisowe”

Administrator wykorzystuje tzw. cookies serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną. Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies).

Cookies „analityczne”

Administrator wykorzystuje tzw. cookies analityczne, w celu poprawy jakości usług na stronach internetowych. W  związku z tym Administrator oraz inne podmioty, świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne, korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookies Google Analytics służące do analizy sposobu korzystania ze stron internetowych przez użytkownika, do  tworzenia statystyk i  raportów dotyczących funkcjonowania stron internetowych.

Cookies „marketingowe”

Administrator oraz jego zaufani partnerzy, wykorzystują również pliki cookies do celów marketingowych, m.in. w związku z kierowaniem do użytkowników reklamy behawioralnej. W tym celu Administrator oraz zaufani partnerzy przechowują informacje lub uzyskują dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.).

16. Zarządzanie ustawieniami cookies

Serwisowe pliki cookies, które są niezbędne do korzystania ze strony internetowej, są automatycznie instalowane w urządzeniu użytkownika. Ich stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej (transmisja danych w celu wyświetlenia treści) – użytkownik nie ma możliwości zrezygnowania z tych plików cookies, jeśli chce korzystać ze stron internetowych.

Analityczne oraz marketingowe pliki cookies nie są automatycznie instalowane przez Administratora. Użytkownik może udzielić Administratorowi zezwolenia na instalację analitycznych plików cookies poprzez wyrażenie zgody.

Użytkownik może wyrazić zgodę na instalację analitycznych oraz marketingowych plików cookies poprzez kliknięcie przycisku „Zaakceptuj wszystkie” na banerze pojawiającym się po wejściu na stronę internetową. Wówczas Administrator będzie uprawniony do instalacji analitycznych oraz marketingowych plików cookies zgodnie z ustawieniami przeglądarki wykorzystywanej przez użytkownika (w przypadku ustawień domyślnych instalowane są wszystkie pliki cookies).

Użytkownik może wyrazić zgodę na instalację tylko wybranych analitycznych lub marketingowych plików cookies. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk „Zarządzaj ustawieniami cookie” na banerze pojawiającym się po wejściu na stronę internetową i wybrać pliki cookies, na których instalację użytkownik chce wyrazić zgodę. Użytkownik może wycofać udzieloną zgodę w dowolnym momencie. W tym celu użytkownik powinien zmienić ustawienia przeglądarki.

W przypadku braku wyrażenia zgody lub w razie wycofania zgody na dany rodzaj i danego dostawcę plików cookies (w przypadku braku akceptacji instalacji plików cookies zgodnie z ustawieniami przeglądarki) Administrator nie instaluje tego rodzaju plików cookies na urządzeniu końcowym użytkownika lub zaprzestaje ich przetwarzania.

17. Aktualizacja Polityki

Zasady wyrażone w Polityce mogą być aktualizowane przez Administratora (szczególnie w wypadku pojawienia się nowych obowiązków prawnych, jakim będzie podlegał Administrator lub w wypadku technicznych aktualizacji ekosystemu Spółki Placepy). W wypadku dokonania zmian w Polityce, Administrator zawiadomi o nich podmioty danych poprzez zamieszczenie nowej wersji Polityki w Serwisie, w Aplikacji lub poprzez wiadomość email do podmiotów danych.